Trop de Visioconférence tue la Visioconférence

Les enjeux et conséquences liés à la surexploitation de la visioconférence pour vos réunions distancielles

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Nous avons pour la plupart observé que pour les métiers ou les réunions distancielles en visio-conférence sont beaucoup utilisées, son efficacité est parfois très aléatoire entrainant des sentiments de fatigue, de rejet, de manque de concentration et de lassitude. Sans parler de la caméra souvent jugée trop intrusive. 

Et par conséquent, il est assez facile de constater que, plus elle est utilisée, plus elle perd de sa superbe sur tous les plans. 

Cette surexploitation nécessite une réelle réflexion afin d'éviter au maximum ces effets de bords négatifs totalement contreproductif pour les collaborateurs comme pour le rentabilité de l'entreprise.

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1- Le temps croissant passé en visio-conférence représente un budget de plus en plus lourd pour les entreprises

Les réunions en visioconférence coûtent très cher aux entreprises et cela de manière croissante à mesure que celle-ci est de plus en plus utilisée. Le nombre de réunion en visioconférence ne cessant d'augmenter depuis le Covid.

Une étude a montré que chaque cadre coûte en moyenne 20 000 € par an à l'entreprise pour les réunions distancielles. Une seule réunion de 15 personnes coûtant environ 1 000 €.

Pour une entreprise de 100 collaborateurs, cela représente environ 2 millions d'euros par an en temps homme rémunéré. 

Je vous renvoies pour en savoir plus sue cette étude à notre article : Offrir une alternative à la visioconférence n'est pas un luxe

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2- La productivité des réunions en visioconférence diminue à mesure que leur fréquence augmente.

De plus, l'utilisation intensive de la visioconférence entraîne une baisse de productivité et un sentiment de lassitude parmi les employés, affectant la qualité des réunions et la concentration.

A force de proposer toujours le même menu 3 fois par jour, l'appétit s'estompe naturellement. Selon une étude américaine, 44% des employés admettent avoir répondu à des courriels ou à des SMS pendant des réunions. 1 sur 3 avouent même s'être assoupie pendant les réunions.

Fatigue, manque de motivation, mauvaise préparation et ennui sont les conséquences récurrentes de la surexploitation de la visioconférence pour les collaborateurs.

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En conclusion : Trop de Visio tue la Visio

Nous nous retrouvons alors devant une équation ou les 2 grands indicateurs ( Coût & Productivité ) se croisent à mesure que la fréquence des visios augmente mais pas dans la bonne direction.

Plus on y passe de temps et plus le cout total grimpe tandis que la productivité des réunions et la satisfaction globale des collaborateurs baisse. 

Alors , nous ne sommes pas exactement dans le même cas que la courbe de Laffer qui nous a inspiré pour le titre de cet article car les deux courbes se croisent mais l'idée est bien là. 

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Quelles solutions pour y remédier ?

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Quelles solutions a-t-on dans les mains pour casser ce mécanisme destructeur de productivité collective, de satisfaction individuelle et donc de rentabilité globale de l'entreprise.

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1- Arrêter totalement les réunions distancielles et retourner au 100% présentiel : impossible !

La tendance est lourde et inscrite dorénavant dans la plupart des entreprises pour les métiers qui peuvent se permettre le télétravail. 

De plus c'est devenu un argument de recrutement pour attirer les meilleurs talents.

Enfin, elle permet également à l'entreprise de réduire son emprunte Carbonne  en limitant les déplacements.

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2- Réduire drastiquement le nombre de visio-conférences : peu probable !

Réduire le nombre de visio-conférences comme on réduirai le taux d’imposition pour qu’il redevienne acceptable et donc efficace : peu probable ou la marge.

La tendance est plutôt à la hausse en volume (habitude, télétravail, facilité) et l’accent est portée aujourd’hui sur la réduction du temps de réunion. Ce qui est bien pour son efficacité mais offre au final de nouvelles plages horaires de réunions distancielles.

Ou alors faudrait il proposer un nombre maximum de réunions visio par jour et par semaine. Envisageable mais peu réalisable dans les faits. 

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3- Proposer une alternative de format de réunion distancielle en complément de la visio : vraisemblable !

La seule solution pour redynamiser vos meetings distanciels est de fournir un alternative complémentaire à la visioconférence qui puisse permettre de varier les formats et de gagner en interactivité. 

Cette alternative ne pourrait néanmoins, être vraiment fonctionnelle, qu’à une seule condition , que son ajout ne change pas les habitudes de travail et applications quotidiennes des collaborateurs. 

‍La bonne nouvelle, c'est que cette alternative existe et est déjà déployé dans vos outils de Microsoft Teams : ce sont les réunions immersives Microsoft Mesh.

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Pourquoi Microsoft Mesh dans Teams va t il répondre parfaitement à cette équation ?

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Les avantages d'offrir deux formats de réunions à vos collaborateurs sont au nombre de six principaux sans compter le simple fait que d'alterner des modes de réunions fait déjà beaucoup de bien à tous. 

Je vous renvoies pour en savoir plus sur ce sujet à notre article : Offrir une alternative à la visioconférence n'est pas un luxe

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2 modes de réunion complémentaires :

1. La visioconférence pour les négociations et interactions non verbales.
2. Les réunions immersives pour les réunions quotidiennes de vos équipes en interne

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Une collaboration plus interactive :

1. La représentation par Avatar pour une expérience moins intrusive et plus inclusive qu'avec la caméra
2. La diversité des environnements virtuels pour maintenir l'enthousiasme à chaque réunion

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La facilité d'intégration car déjà dans Teams:

1. Déjà disponible dans Microsoft Teams, activation simple avec une licence Premium.
2. L'intégration informatique est relativement simple

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La conformité RGPD et sécurité :

1. Solution sécurisée, compliant et stockage dans le cloud Microsoft.

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La simplicité d'utilisation :

1. Utilisation de Teams déjà bien connu et donc une transition digitale facilité sans besoin de formation supplémentaire.

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Des environnements personnalisés :

1. Spaceez offre une bibliothèque de templates 3D variés pour des réunions immersives adaptées selon les cas d'usage ( meeting, training, icebreak, conference etc...)
2. Découvrir notre asset store 3D de mondes virtuels pour Microsoft Mesh

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