Offrir un alternative aux réunions en visio n'est pas un luxe
Saviez-vous que le succès des réunions en visioconférence coûtent à votre entreprise en temps homme, 20.000€/an par collaborateur cadre. Et qu'une seule réunion de 15 personnes coûte aujourd'hui presque 1000€.
Lorsque l'on a vécu soi-même, les effets de bord négatifs issues de la répétition des réunions visio (comme la fatigue, l'ennui, le manque d'interaction et la caméra jugée trop intrusive), offrir une alternative complémentaire à cette dernière n'est vraiment pas un luxe, mais bien une véritable opportunité ! Il s'agit biensûr des réunions immersives.
Et si je vous disais qu'elle existe déjà et que vous avez de grandes chances d'en disposer gratuitement dans Microsoft Teams , ne serait il pas temps de passer le cap ?
Voici l'explication de cette "nouveauté" qui va améliorer considérablement vos réunions distancielles tant sur le plan qualitatif que sur le plan productif !
Saviez vous que les réunions en visioconférence coûtent très cher à votre entreprise ?
Combien coûte à votre entreprise les réunions distancielles ?
En effet, notre étude récente a révélé que le coût moyen des réunions visioconférence pour un cadre s'élève à 20 000 € par an et par collaborateur en temps homme sur une base de 6 réunions distancielles en moyenne par semaine. Et le nombre de réunions distancielles continue de croitre.
En somme, une seule réunion de 15 personnes coûte environ 1 000 € pour l'entreprise.
Soit un coût total pour une entreprise de 100 collaborateurs équivalente à 2 millions d'euros par an. Et ceci ne prend pas en compte les licences logicielles par utilisateur de visioconférence.
NB : sources et modes de calcul présentés plus bas en partie 2.
Il existe également un coût caché de baisse de productivité lié à son utilisation croissante
Plus vos équipes utilisent ce moyen de collaboration distanciel, plus elles peuvent souffrir d'effets de bords négatifs impactant la qualité des réunions et la concentration des collaborateurs. Tout simplement parce consommer le même repas 5 fois par jour entraine une saturation.
Entrainant de facto une perte de productivité réelle et un sentiment de lassitude néfaste.
- Fatigue mentale, physique et perte de concentration
- Ennui et manque d'engagement
- Difficulté à interagir et à collaborer efficacement
- Sensation d'être observé et jugé par la caméra
Face à ces inconvénients, il existe une alternative complémentaire dans Microsoft Teams :
Les réunions immersives Mesh
Cette nouvelle fonctionnalité de Microsoft Teams appelé "Microsoft Mesh" permet aux participants de se retrouver dans un environnement virtuel réaliste, comme si chacun était physiquement présent dans la même pièce.
Voir l'article sur les avantages des réunions immersives 3D : amélioration de la concentration et de la participation, meilleure collaboration et interaction entre les participants etc...
Intégrée à la visioconférence de Teams, Microsoft Mesh devient alors une véritable solution complémentaire
Indépendamment des qualités intrinsèques du mode de collaboration immersif , le simple fait de pouvoir choisir son mode de représentation (camera ou avatar) en fonction de la typologie du meeting apportera un souffle nouveau d'enthousiasme à vos réunions distancielles.
Des modes de réunion complémentaires :
- Visioconférence pour les négociations et interactions non verbales.
- Réunions immersives pour les réunions quotidiennes, plus engageantes.
Une collaboration plus interactive :
- Avatars pour une expérience moins intrusive et plus inclusive.
- Diversité des environnements virtuels pour maintenir l'enthousiasme.
Une facilité d'intégration :
- Déjà disponible dans Microsoft Teams,
- Activation simple avec une licence Premium.
La Conformité RGPD et Cyber-Sécurité :
- Solution sécurisée, stockage dans le cloud Microsoft.
La simplicité d'utilisation :
- Utilisation de Teams, transition facile sans besoin de formation supplémentaire.
Des univers immersifs disponibles à la carte grâce à Spaceez
Biensûr, pour déployer des réunions immersives, il vous faut des environnements virtuels de travail pour basculer vos réunions visio en mode immersif.
Le studio Spaceez, partenaire officiel de Microsoft pour le déploiement de Mesh dans Teams a développé un Asset Store de mondes virtuels de travail. Plus de 30 Templates 3D customisables vous attendent.
Des meetings rooms, des salles de workshop, des auditoriums, des campus, des showrooms, des lounges. Nous vous proposons un véritable tour du monde avec des designs soignés et des lieux de collaboration atypiques.
Le tout en location annuelle afin de vous permettre de vous équiper d'un large choix à moindre coût.
Alors, n'hésitez plus, sautez le pas et organisez vos prochaines réunions en haut de la Tour Eiffel ou encore sur une île paradisiaque dans les Caraïbes.
Explication et sources de notre étude sur le coût des visio-conférences
Voici les bases de calcul pour arriver à ce chiffre de 20K€ par an et par collaborateur :
- Cible : Cadre de grandes entreprises
- Salaire brut annuel + charges : 100 000 €
- Nombre moyen de visio-conférences pour un cadre par semaine = 6
- Nombre moyen de réunions par an : 312 (6X52 semaines)
- Durée moyenne d'une réunion : 60 minutes
- Nombre de jours travaillés : 225 jours
Donc, le taux horaire est de 63.49 €/heure et le coût total des visioconférences par an et par collaborateur est d'environ 19,808.88 €.
Sources et choix des paramètres ci dessus :
- Temps (60 min/session) et nombre de visio-conférences par an (6/semaine - 312 par an)
Le chiffre de 312 réunions visioconférence par an pour un cadre est une estimation moyenne basée sur plusieurs études et sources.
Voici les principales sources utilisées pour déterminer cette estimation :
- Étude IFOP 2018 : 4,3 réunions par semaine pour les cadres, soit environ 221 réunions par an (en supposant 50 semaines travaillées par an).
- Étude Perfony 2021 : 6,2 réunions par semaine pour les cadres, soit environ 323 réunions par an (en supposant 52 semaines travaillées par an).
- Enquête Welcome to Jungle : plus de 5 réunions par semaine pour les cadres, voire plus de 6 dans les grandes entreprises.
Nous avons donc fixé la barre moyenne à 6 sachant que certains cadres passent plus de 20 sessions par semaine pour les plus assidus et nous pensons que cela reste sous estimé eut égard à la date des études et que la tendance n'a cessé de croitre avec le télétravail depuis 2021.
- Salaire annuel brut chargé d'un cadre executive à 100K/an
En consultant les divers sources d'intelligence artificielle , le chiffres moyen pour la France d'un salaire chargé d'un cadre de grande entreprise était de 114K€. Afin de prendre en compte les plus petites sociétés et d'agrandir l'assiette d'entreprise qui peuvent se retrouver dans ce niveau de salaire, nous avons volontairement réduit la somme totale à 100K€. Ce qui a pour conséquence de sous estimer le coût total réel et donne un caractère plus réaliste à notre étude.
Calcul effectué pour atteindre ces chiffres :
Contactez nous si vous souhaitez mettre en place vos réunions immersives dans Microsoft Teams Mesh
Spaceez est spécialisée dans la transformation digitale des entreprises et plus particulièrement dans l'immersive remote work avec Microsoft Mesh dont nous sommes partenaires.
Nous mettons en place un dispositif au choix couvrant toutes les étapes de mise en place de ces technologies de collaboration distancielles :
- Conférence & acculturation
- Conseil stratégique et proof of concept
- Production des univers virtuels
- Déploiement interne & formation des utilisateurs
Nous mettons à votre disposition notre Asset Store d'environnement 3D avec plus de 50 environnements de travail sur étagère , tous customisables. Voir notre asset store 3D
Pour ceux qui souhaiteraient développer des environnements sur mesure, notre studio 3D vous accompagnera également sur ce type de projet.
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